Optimiser ses coûts cachés

Comment identifier les coûts cachés pour restaurer vos marges sans vendre plus ?

Auteur du poste

Jean-Baptiste HUET

Catégorie :

Optimisation des marges , Société de négoce

Date de publication :

juin 10, 2025

Votre chiffre d’affaires progresse, mais vos résultats peinent à suivre ? Vous n’êtes pas seul. De nombreuses entreprises de négoce et de commerce sont freinées par des coûts cachés : ces charges invisibles qui grèvent la rentabilité sans apparaître clairement dans la comptabilité. Erreurs, retards, surstocks, litiges… Autant de sources de pertes souvent ignorées, mais bien réelles. Dans cet article, nous vous expliquons comment les identifier, les mesurer et les réduire, grâce à des méthodes concrètes, des outils adaptés et des retours d’expérience terrain.

Comment identifier et calculer les coûts cachés dans votre activité de négoce ou de commerce ?

Votre chiffre d’affaires progresse, mais vos marges ne suivent pas ? Cette situation, fréquente chez les dirigeants de PME dans le commerce et le négoce, trouve souvent son origine dans des coûts cachés. Ces charges invisibles affectent la rentabilité sans apparaître clairement dans vos documents comptables. Pourtant, bien identifiés et pilotés, ces coûts peuvent être réduits de manière significative, avec un impact direct sur votre résultat net. Voici comment les débusquer, les chiffrer et reprendre le cap.

Pourquoi les coûts cachés sont le mal invisible des entreprises de négoce ?

Les coûts cachés sont des charges réelles mais non identifiées dans la comptabilité traditionnelle. Ils peuvent prendre de nombreuses formes :

  • erreurs de préparation,
  • retards logistiques,
  • surstock ou ruptures,
  • temps passé à gérer les litiges clients,
  • sous-performance d’un outil informatique obsolète.
  • …

Ces charges ne sont pas visibles en tant que telles dans le compte de résultat. Elles s’agrègent dans les frais généraux, noyant leur impact financier. Pourtant, elles peuvent absorber jusqu’à 10 à 15 % de votre marge nette.

→ Comment améliorer le taux de rotation des stock ?

Le saviez-vous ? Selon les travaux de l’ISEOR, les coûts cachés représentent en moyenne 20 % de la masse salariale dans les entreprises françaises.

À cela s’ajoute la dimension comportementale : dans un environnement tendu, certaines sources de pertes sont tues ou minimisées par les équipes, par peur d’être sanctionnées ou par habitude. Le manque de communication transverse ou d’indicateurs clairs accentue cette invisibilité.

Comment identifier les coûts cachés ? Quels sont signaux faibles à surveiller ?

La première étape consiste à détecter les signaux faibles d’inefficience. Voici quelques indicateurs à surveiller :

  • Écarts récurrents entre marge prévisionnelle et réelle

  • Trésorerie tendue malgré un bon niveau d’activité

  • Turnover élevé ou absentéisme : symptômes de désorganisation

  • Tâches chronophages et sans valeur ajoutée (double saisie, relances, etc.)

Certaines entreprises voient apparaître des litiges clients ou fournisseurs répétitifs, ou encore des décalages dans la chaîne logistique (livraisons manquantes, erreurs de préparation, retour de marchandise). Ces anomalies, même ponctuelles, doivent être analysées pour vérifier si elles ne masquent pas des coûts structurels.

Exemple : une entreprise de négoce a augmenté sa trésorerie de 12 000 € et récupéré 4 emplacements palettes dans son entrepôt saturé grâce à une action simple : liquider ses stocks dormants à faible rotation. Cette opération rapide a libéré de la place pour des articles à plus forte marge, tout en générant un gain immédiat de trésorerie. provenait d’un manque de rigueur dans la gestion des dates de péremption, coûtant près de 18 000 € par an en dévalorisation de stock.

Comment la comptabilité analytique peut révéler les zones de pertes ?

La comptabilité générale ne permet pas de localiser finement les pertes. C’est là que la comptabilité analytique devient essentielle. Elle permet de :

  • Créer des centres de coûts par activité (logistique, ventes, SAV)

  • Répartir les charges indirectes de manière pertinente

  • Calculer le coût complet d’un produit, d’une commande ou d’un client

  • Tâches chronophages et sans valeur ajoutée (double saisie, relances, etc.)

Cette vision fine permet d’identifier les canaux de distribution les plus rentables, les clients chronophages ou les produits sous-performants. Elle constitue une base décisive pour les arbitrages stratégiques.

Cas concret : une entreprise de négoce de matériel industriel et d’entretien a mis en place une comptabilité analytique par devis. Cette traçabilité a permis de détecter des charges qui n’étaient pas refacturées et de fiabiliser les analyses de rentabilité par client. Résultat : une réduction immédiate des pertes et une meilleure prise de décision commerciale.

Mettre en place un reporting mensuel pour corriger rapidement les dérives

Un bon reporting agit comme un sonar : il permet de repérer les dérives avant qu’elles ne deviennent structurelles. Il structure les données pour orienter les actions. Les bons KPI à suivre :

  • Marge nette par produit ou client
  • Coût unitaire logistique ou SAV
  • Taux de retour ou litige client
  • Temps moyen de traitement commande
  • Écarts de prix d’achat vs budgété

Les outils modernes comme Pennylane, Finthesis, Power BI, connectés à votre ERP ou CRM, facilitent cette automatisation. L’objectif est de disposer de données fiables et récentes, à jour chaque mois, pour décider vite et bien.

VMG Expertise recommande d’enrichir le reporting mensuel avec des indicateurs non comptables stratégiques tels que : le top 10 des articles sans ventes sur 90 jours, l’état du « pipe » commercial (devis en cours, taux de transformation), ou encore le taux de réclamation client par produit. Ces données offrent une lecture opérationnelle complémentaire à la vision comptable classique.

Revue des processus internes : la cartographie des pertes invisibles

Une analyse des processus internes (sourcing, stockage, commandes, livraison) fait souvent remonter des coûts non budgétés. Cette démarche passe par :

  • Des interviews de collaborateurs clés (logistique, ADV, finance)
  • Une observation terrain des flux
  • Une analyse comparative des pratiques

Cela permet de révéler des goulots d’étranglement, des surqualités inutiles, des tâches réalisées manuellement pouvant être automatisées.

Le saviez-vous ? Un litige client mal géré peut engendrer plus de 250 € de coûts indirects (temps RH, dédommagement, perte client…), sans parler de l’impact réputationnel.

Comment VMG Expertise vous aide à identifier et réduire vos coûts cachés ?

Chez VMG Expertise, nous allons là où la comptabilité classique s’arrête. Nous ne nous contentons pas de produire un bilan : nous explorons les angles morts de votre performance financière. Découvrez notre offre d’optimisation des marges ici.

  • Un diagnostic initial de vos coûts, avec cartographie des pertes et analyse sectorielle

  • Un reporting mensuel personnalisé, intégrant vos outils (ERP, CRM, BI)

  • Une analyse analytique par activité, client, produit, avec mise en œuvre d’indicateurs pertinents

  • Un DAF externalisé à temps partagé pour prendre en charge l’optimisation de vos coûts dans la durée

Nos clients bénéficient aussi d’un benchmark inter-entreprises du négoce pour comparer leurs performances à celles du marché.

→ Découvrez comment directement intervenir sur la marge commerciale pour l’optimiser ! 

VMG Expertise est présent à La Réunion et en France métropolitaine. Notre modèle 100 % digital nous permet de vous accompagner partout, avec un haut niveau d’exigence.

Jean Baptiste HUET

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Vos questions sur les coûts cachés (et nos réponses pour les identifier)

Litiges, surstock, inefficiences logistiques, déperdition RH, erreurs de gestion, saisies multiples, outils inadaptés.

Comparez vos marges prévisionnelles aux réelles. Observez les tensions de trésorerie ou les litiges clients. Faites un audit de vos processus.

Non. Il faut une approche analytique et un reporting opérationnel pour les détecter. L’analyse des flux et des tâches est essentielle.

Il structure les données, met en place les bons indicateurs, apporte un regard extérieur objectif et propose des solutions adaptées au secteur.

Pennylane, Finthesis, Power BI, outils de comptabilité analytique, ERP intégrés, plateformes de gestion documentaire.

Sommaire

À propos de l’auteur :

Jean–Baptiste Huet est un expert reconnu en finance et en gestion des entreprises de commerce et de négoce. Après avoir débuté sa carrière chez KPMG en tant qu’auditeur financier, il a occupé des fonctions stratégiques au sein d’un hypermarché Carrefour, où il a développé une expertise pointue des enjeux financiers, opérationnels et organisationnels propres aux sociétés de commerce et de négoce.

Fort de cette expérience, il fonde en 2025 le cabinet VMG Expertise, dédié à l’optimisation financière et à la performance des entreprises de négoce et de commerce. Expert-comptable et commissaire aux comptes, diplômé de l’ESC Toulouse, il accompagne les dirigeants soucieux de renforcer leur rentabilité et de structurer efficacement leur organisation.

Jean Baptiste HUET